home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr09 / ne4paf51.zip / NE4PAF51.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-06-01  |  17KB  |  417 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                           Name Editor
  18.  
  19.                               for
  20.  
  21.                  Personal Ancestral File (tm)
  22.  
  23.                               by
  24.  
  25.                       Frank E. Hutchison
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50. Personal Ancestral File and PAF are registered trademarks of the
  51. Corporation of the President of The Church of Jesus Christ of
  52. Latter-Day
  53. Saints.             ╔══════════════════════════════════╗
  54.             ║                                  ║
  55.             ║           Name Editor            ║
  56.             ║               for                ║
  57.             ║      Personal Ancestral File     ║
  58.             ║            (NE4PAF)              ║
  59.             ║               by                 ║
  60.             ║        Frank E. Hutchison        ║
  61.             ║                                  ║
  62.             ╚══════════════════════════════════╝
  63.  
  64.      In the course of acquiring over ten thousand ancestors and
  65. relatives, I discovered that not everyone followed the obvious
  66. rules of always identifying Switzerland as Switzerland or using
  67. the U.S. postal codes for states.  Instead I discovered that
  68. there were at least ten (10) ways of spelling the state of
  69. Connecticut and twelve (12) ways of identifying Switzerland, not
  70. to mention all the ways of mangling England.  Identifying these
  71. "mistakes" and correcting them one by one was tedious and
  72. time consuming.  There is also the "problem" with names typed in
  73. with all uppercase letters, although I wanted the state codes to
  74. be all uppercase.  I also wanted the first letter following the
  75. Mc and Mac, a space, a question mark or a comma to be uppercase. 
  76. NE4PAF will make these changes wholesale.
  77.  
  78.      Name Editor for Personal Ancestral File (PAF) is a program
  79. that will allow you to edit the name file (NAME2.DAT) of Personal
  80. Ancestral File (tm), version 2.2.  It will automatically place
  81. all names in lowercase letters, captialize the first letter of the
  82. name, and also capitalize the first letter to follow Mc, Mac,
  83. a space, or the characters: (, ), [, ], /, the question mark, the
  84. comma, the period, the minus sign, the quote (") or the apostrophe
  85. ('), but it will not capitalize the possessive "s".  In addition,
  86. when individual names are changed, all related changes to the
  87. individual (INDIV2.DAT) or marriage (MARR2.DAT) files will be
  88. performed, as necessary.  In addition to editing a name, you can
  89. also delete all references to that name.  This is useful when some-
  90. one has put USA in a database and you want the USA removed.
  91.  
  92. WHICH VERSION TO USE?
  93. ---------------------
  94.      Name Editor comes in two versions which work only with PAF
  95. databases containing INDIV2.DAT, MARR2.DAT, and NAME2.DAT.  Other
  96. files of PAF are not used nor are GEDCOM files.  There are two
  97. versions of NE4PAF because the amount of memory used to store
  98. names is limited.  If your NAME2.DAT file is less than 62,000
  99. bytes in size (as shown by the DIR command), then you should use
  100. NE4PAFxA.EXE.  If your NAME2.DAT file is greater than 62,000
  101. bytes in size or if you get an "out of string space" error when
  102. running NE4PAFxA.EXE, then you should use NE4PAFxB.EXE. 
  103. NE4PAFxB.EXE uses disk space in place of memory for storage of 
  104. the names and is therefore slower.  NE4PAF2B.EXE was very slow,
  105. but later versions have new algorithms which improve performance
  106. significantly by a factor of 60 or better.
  107.  
  108.      There are many ways of data becoming corrupted.  NE4PAF has
  109. many safeguards.  However, BEFORE STARTING NE4PAF, BE SURE YOU
  110. HAVE MADE A BACK-UP OF YOUR PAF DATA.  NE4PAF will rearrange the
  111. INDIV2.DAT, MARR2.DAT, and NAME2.DAT files.  Once this is done,
  112. it can not be undone.  The only way to be sure you never lose any
  113. data is to keep current back-ups.  You should be doing this as
  114. a regular course of action anyway.  In addition, run the PAF Family
  115. Records Check (FRCHK) program after using NE4PAF to insure that all
  116. records are okay.
  117.  
  118.      To use NE4PAF, you must know where the PAF database is
  119. located (C:\PAF\DATA, B:, etc.).  NE4PAF can be told the location
  120. in one of two ways:  On the command line or it will ask if no
  121. location is specified on the command line.
  122.  
  123.      To start NE4PAF, type at the prompt either
  124.  
  125.      C:\>NE4PAFxx
  126.  
  127. or
  128.  
  129.      C:\>NE4PAFxx [location]
  130.  
  131. where the xx indicates the version number and [location]
  132. indicates the location of the PAF data files, which is optional.
  133.  
  134.      The first screen to appear is a warning screen that asks if
  135. you have made a back-up or are using a copy.  Pushing the <F1>
  136. will continue the program.  Any other key will abort the program.
  137.  
  138.      Next, The title screen will appear.  If the [location] was
  139. not specified on the command line, then NE4PAF asks
  140.  
  141.                   Where is the PAF database located?
  142.  
  143.                   1.  A:
  144.                   2.  B:
  145.                   3.  C:\PAF\DATA
  146.                   4.  Other
  147.  
  148. Menu selection is made by selecting the menu number or using the
  149. up and down arrow keys and hitting the <Enter> key.
  150.  
  151.      The first three choices will encompass probably 90% of the
  152. locations of PAF databases.  If yours is not one of the first
  153. three choices, then select option 4.  Just below the above menu
  154. will be displayed:                   Location of PAF database: 
  155.  
  156. You can type in the path to the database.  The NE4PAF does NOT
  157. check this information.  If it is wrong, an error message will
  158. be displayed and you will need to restart the program.
  159.  
  160.      NE4PAF will next display the notices:
  161.  
  162.           Gathering Information
  163.           Search each individual and count the names
  164.           Search the marriages and count the names
  165.           Alphabetizing the names
  166.  
  167. Progress bars will show how far along you are when counting and
  168. alphabetizing names.
  169.  
  170. VIEWING NAMES
  171. -------------
  172.      Directly following the alphabetizing of the names, the first
  173. eighty (80) names in alphabetical order will be displayed along
  174. with the number of times each name was found in the individual
  175. and marriage files.  To see the next "page" of names, hit the
  176. <Page Down> key and the next eighty (80) names in alphabetical
  177. order will appear.  Hitting <Page Up> will take you to the
  178. previous "page" of names.  Hitting the <Home> key will return you
  179. to the beginning of the alphabetical list while <End> will take
  180. you to the end.
  181.  
  182. EDITING A NAME
  183. --------------
  184.      To edit a name, use the arrow keys to highlight the desired
  185. name and hit the <Enter> key.  This will cause a window to appear
  186. on top of the screen which shows the present spelling of the
  187. name, the count found for that name and a space for the new
  188. spelling to be entered.  If the new spelling is unique, then it
  189. will replace the old spelling in the NAME2.DAT file and be used
  190. every place where the old spelling was used.  If the new spelling
  191. matches an existing name, then the old spelling will remain in
  192. the NAME2.DAT file, but the matching name will replace the old
  193. spelling in the individual and marriage files.
  194.      If you decide you don't want to edit a name once you have hit
  195. the <Enter> key, just hit the <Enter> key again before you enter
  196. any other character.  You will be returned to the list of names.
  197.      With Version 4, you have the additional capability to delete
  198. all references to a specific name.  The command for doing this is
  199. the combination <Ctrl>-<F10> (Hold down the <Ctrl> key and, WHILE
  200. STILL HOLDING THE <Ctrl> KEY DOWN, press the <F10> key).  The 
  201. window will appear with the name, the words "Deleting name" in 
  202. blinking letters, and a count of then number of times the name 
  203. appears in the database.  There is no verification step (i.e., "Do
  204. you REALLY want to delete this name?") because the key combination
  205. requires a conscious effort to make.  The key combination was
  206. choosen for this very reason.  No one should be able to do <Ctrl>-
  207. <F10> "accidently."
  208.      To illustrate what happens, consider the following NAME2.DAT
  209. file of three (3) names:
  210.  
  211.           California   45
  212.           Switz.   34
  213.           Switzerland   78
  214.  
  215. To convert the complete state name to the postal codes, highlight
  216. California and hit the <Enter> key.  The window appears and shows
  217. California as the old name, its count (45), and space for the new
  218. spelling.  You enter CA and hit the <Enter> key to signify that
  219. you are done entering the new spelling.  Since CA is not in the
  220. file, CA will replace California:
  221.  
  222.           CA   45
  223.           Switz.   34
  224.           Switzerland  78
  225.  
  226.      Next, to change the abbreviation for Switzerland, highlight
  227. Switz., hit <Enter>, and type in Switzerland for the new
  228. spelling.  Switzerland is also in the NAME2.DAT file, therefore,
  229. it's a matched name.  NE4PAF will display
  230.  
  231.           Switz.-34      (Note the minus sign!)
  232.  
  233. indicating that Switz. has been selected for replacement or
  234. elimination.  All the changes are stored in a file called
  235. CHANGES.LST in the same directory as the NAME2.DAT file.  All the
  236. changes will be made later.
  237.  
  238.      When you are finished editing the names hit <Esc> to
  239. continue with the program.
  240.  
  241.      NE4PAF will now go though the individual (INDIV2.DAT) and
  242. marriage (MARR2.DAT) files and replace Switz. with Switzerland, as
  243. well as all the other replacements and eliminations you selected. 
  244. (This is where the changes recorded in CHANGES.LST are used.)
  245.  
  246.      Following the re-alphabetize the names, NE4PAF will re-
  247. establish the right and left links in the NAME2.DAT file and create
  248. the new NAME2.DAT file, then clear the screen, remove any temporary
  249. files and end.
  250.  
  251. Note:  If you hit the <Enter> key by accident and get the Edit
  252. window when you don't want it, hit <Enter> before entering any
  253. characters.  This will remove the Edit window without changing
  254. the name.
  255.  
  256. Note:  If you hit the <Esc> key without editing any names, then
  257. your NAME2.DAT file is converted but your INDIV2.DAT and
  258. MARR2.DAT files will not be changed. Some thoughts on using NE4PAF:
  259.  
  260.      This is just a few thoughts that you should think about BEFORE
  261. you change the spelling of a name and some facts about the use of
  262. NE4PAF:
  263.  
  264.      1.   There are some names which are used for both states,
  265.           counties, and even persons.  Virginia is a good example. 
  266.           I have ancestors which were named Virginia.  Do I want to
  267.           replace all Virginias with the postal abbreviation?  At
  268.           present, there is no way that NE4PAF will distinguish
  269.           between a Virginia in a person's name and a Virginia in
  270.           a place name.  Utah can be a state or a county in the
  271.           same state.  So think very carefully before you change a
  272.           state name to its abbreviation.
  273.  
  274.      2.   It has been suggested that WHERE the name is changed be
  275.           made an option.  This feature is not available YET
  276.           because there are many different ways that people record
  277.           place names.  For example, a friend of mine puts the
  278.           smallest division of land known in the first place name
  279.           for each event.  If all that is known is the state, that
  280.           goes in the first place rather than the third as
  281.           suggested by the PAF manual.  There are some other
  282.           technical details that need to be worked out as well
  283.           before this feature can be added.
  284.  
  285.      3.   NE4PAF rebuilds the tree within the NAME2.DAT file.  As
  286.           a result, there will usually be a new tree which has
  287.           fewer levels as measured by FRCHK.  This will cause PAF
  288.           to be a little more efficient when searching for names. 
  289.           The reason for the difference is that PAF addes names to
  290.           the tree as they are added to the database.  It is
  291.           possible that using this method, the tree could have a
  292.           many levels as there are names.
  293.  
  294.      4.   The ability to choose which rules of capitalization is a
  295.           feature that is still up for debate.  Other than the Mc
  296.           and Mac rule, there doesn't seem to be must interest.
  297.  
  298.      5.   NE4PAF5B, on a 386Sx machine, on a PAF database of
  299.           approximately 15,000 individuals, 7,000 names and 4500
  300.           marriages, will gather information, alphabetize and
  301.           display the first page of names within 15 minutes.  You
  302.           can use this to give you an idea of how fast the "B"
  303.           version will be for you. VERSIONS
  304. --------
  305. Version A (NE4PAF1A and NE4PAF2A): The original released version 
  306.                                    (14 Dec 1992).
  307. Version B (NE4PAF1B and NE4PAF2B): Corrects a bug in version A,
  308.                                    released 30 Dec 1992.
  309. Version 3.0 (NE4PAF3A and NE4PAF3B): Improves the speed of oper-
  310.                                    ation for editing large data-
  311.                                    bases.  Also, the capitalization
  312.                                    rules have been improved.
  313.                                    Changed version numbering
  314.                                    system.  Released 21 Jan 1993.
  315. Version 4.0 (NE4PAF4A and NE4PAF4B): Added more rules for capital-
  316.                                    ization.  Added capability to 
  317.                                    delete references to a specific
  318.                                    name.  Cleaned up the video 
  319.                                    display routines.  Released 6
  320.                                    Feb 1993.
  321. Version 4.1 (NE4PAF4A and NE4PAF4B): Eliminated a minor bug when a
  322.                                    name has a trailing space in
  323.                                    the NAME2.DAT file.  Released 6
  324.                                    Mar 1993.
  325. Version 5.0 (NE4PAF5A and NE4PAF5B): Improves the speed of
  326.                                    operation.  Works with
  327.                                    monochrome monitors (earlier
  328.                                    versions didn't).  Mouse
  329.                                    capability in the menus was
  330.                                    removed.  Performs the actions
  331.                                    on INDIV2.DAT and MARR2.DAT 
  332.                                    after all the changes have been
  333.                                    identified.  Released 17 April
  334.                                    1993.
  335. Version 5.1 (NE4PAF5A and NE4PAF5B): Corrects errors in handling
  336.                                    name changes that go to the
  337.                                    beginnning or end of the
  338.                                    aalphabetized list.  Also error
  339.                                    in name order corrected. REGISTRATION
  340. ------------
  341.      If you use Name Editor for Personal Ancestral File (NE4PAF)
  342. you are asked to register with me.  The cost is ten dollars
  343. ($10.00).  This will (1) increase my high regard for you, (2)
  344. encourage me to improve the program, (3) allow me to inform you
  345. of improvements, (4) allow me to notify you in the event that a
  346. serious problem with NE4PAF is discovered, and (5) convince my
  347. wife that I'm not just playing with the computer.
  348.  
  349. Personal Ancestral File and PAF are registered trademarks of the
  350. Corporation of the President of The Church of Jesus Christ of
  351. Latter-Day Saints.
  352.  
  353. All rights to NE4PAF and its accompanying files are reserved. 
  354. NE4PAF may be distributed and used only in accordance with the
  355. provisions contained herein.  Comments, problem reports, 
  356. suggestions for improvements and registration are welcomed and
  357. may be sent to:
  358.  
  359. Address:       Frank E. Hutchison
  360.                Qtrs D, Mason Row
  361.                Yorktown, VA 23690
  362.  
  363. Phone:         (804)887-0290 between 6:00 and 9:00 pm Eastern
  364.  
  365. I also monitor the GENSOFT echo on the Fidonet for messages to
  366. Frank Hutchison.  (Please note the spelling.)             ╔══════════════════════════════════╗
  367.             ║                                  ║
  368.             ║           Name Editor            ║
  369.             ║               for                ║
  370.             ║      Personal Ancestral File     ║
  371.             ║            (NE4PAF)              ║
  372.             ║               by                 ║
  373.             ║        Frank E. Hutchison        ║
  374.             ║                                  ║
  375.             ╚══════════════════════════════════╝
  376.  
  377.  
  378.                        REGISTRATION FORM
  379.  
  380.  
  381. Surname: _____________________      Given1: _____________________
  382.  
  383. Given2: ______________________      Given3: _____________________
  384.  
  385. Address1: __________________________________________
  386.  
  387. Address2: __________________________________________
  388.  
  389. City:  _____________________________________________
  390.  
  391. State:  __________                  Zip Code: ________________
  392.  
  393. Phone: (_____) ________--_______________
  394.  
  395.  
  396. Comments/Suggestions/Problem Report:
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415. Mail to:            Frank E. Hutchison
  416.                     Qtrs D, Mason Row
  417.                     Yorktown, VA 23690